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ORGANISATION D'EVENEMENTS
Depuis sa création, ASIAFCO a organisé un grand nombre d'événements: conférences, séminaires, expositions dans les pays suivants: Afrique du Sud, Botswana, Burkina Faso, Cameroun, Côte d'Ivoire, Ethiopie, Gabon, Ghana, Maurice, Namibie, République Centrafricaine, Rwanda, Sénégal, Tanzanie, Zambie.
Nous avons pour principe de toujours travailler en partenariat avec des entreprises spécialisées locales. ASIAFCO propose une gamme complète de services modulables allant de la préparation de l’événement à son suivi et son évaluation ex-post, en passant par toutes les étapes cruciales de l'organisation d'un événement.
Nos domaines d’intervention
- Foires, salons spécialisés, expositions diverses;
- Forums d’affaires et rencontres internationales de partenariat;
- Conférence, congrès, séminaire, réunion statutaire, atelier;
- Lancement de produit, journée de promotion, journée « porte ouverte », visite d’entreprises;
Une gamme complète de services modulables en fonction de vos besoins
ASIAFCO vous propose une gamme complète de services pour la préparation, la mise en œuvre et le suivi de vos événements. Ces services sont modulables en fonction de vos besoins.
Préparation de l’événement
Mission exploratoire sur le site pour la définition précise des besoins, rédaction des termes de références et de cahiers de charge, élaboration de plans de travail et de budgets détaillés.
Préparation de la documentation et communication visuelle
Conception et réalisation des documents promotionnels et de travail (brochure, catalogue, invitations, affiches, programme, signalétique, badges, dossiers, bannières, CD-ROM, site Internet, présentations vidéo et informatiques,...)
Conception de l’identité visuelle de l’événement, logo et charte graphique pour tous les documents.
Stratégie de communication et de promotion de l’événement, couverture média
Se reporter à la page « Communication ».
Aménagement du site de l’événement et des espaces, équipements techniques
Identification et location du site le plus approprié à la taille et à l’image de l’événement : fonctionnel, spacieux, esthétique, facile d’accès. Négociation de tarifs préférentiels. Aménagement et décoration d’espaces d’exposition, de stands, de salles de réunion, d’espaces de rencontres inter-entreprises,… Mise à disposition d’un service traiteur pour pauses café, restauration rapide, cocktails,…
Mise à disposition de moyens techniques et de communication : sonorisation, traduction simultanée, couverture audiovisuelle, équipements informatiques et de reprographie, installation de lignes téléphoniques, fax et Internet dédicacées à l’événement.
Gestion des participants
Identification et sélection des participants, mailings ciblés, suivi téléphonique et par e-mail, gestion des invitations et de l’enregistrement des participants.
Transport, hébergement et restauration des participants
Organisation des voyages aériens et du transport terrestre : réservation des billets d’avion à des tarifs préférentiels, confirmation des réservations avec feuille de route personnalisée, envoie de pre-paid, re-routing et reconfirmation des vols de retour.
Organisation du transport local à l’arrivée, au départ et pendant l’événement (transport individuel ou groupé, transferts en autobus / voiture, véhicule VIP)
Sélection d’hôtels et négociation de tarifs préférentiels pour l’hébergement et la restauration.
Accueil des participants – sécurité – protocole
Mise en place de stands d’accueil avec hôtesses et hôtes multilingues à l’aéroport, à l’enregistrement et pendant toute la durée de l’événement.
Organisation des services de sécurité et de protocole, mise au point de programmes de loisirs et culturels en marge de l’événement.
Gestion informatique, secrétariat et administration
Mise à disposition des systèmes et services informatiques spécialisés : réseau, inscription on-line, gestion de bases de données, logiciels d’organisation informatique des rendez-vous entre participants, production de badges, de listes et de statistiques.
Mise en place d’un secrétariat général avant et pendant l’événement, gestion administrative et financière.
Suivi et évaluation
Organisation de la phase de suivi de l’événement et de l’évaluation ex-post.
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